Persondatapolitik

1. Indledning

Denne databeskyttelsespolitik er til orientering for alle vores interessenter.

Aarhus Cementvarefabrik A/S (”Aarhus Cementvarefabrik”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandørs og samarbejdspartners personoplysninger samt personoplysninger om ansøgere i forbindelse med rekruttering. Aarhus Cementvarefabrik prioriterer persondatasikkerheden højt og vi arbejder løbende med at sikre overholdelse af relevante love, herunder reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.  

Det er afgørende for Aarhus Cementvarefabrik, at man altid kan føle sig tryg ved behandlingen af de personoplysninger, som vi kommer i kontakt med i forbindelse med vores drift af virksomheden.

Vores indsamling og behandling af personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning, og Aarhus Cementvarefabrik behandler alene personoplysninger, som vi har et lovmæssigt grundlag for og som beskrevet i nærværende databeskyttelsespolitik.

2. Dataansvarlig

Aarhus Cementvarefabrik A/S, CVR: 14 17 72 99, beliggende Flinthøj 1, 8520 Lystrup, Danmark, er dataansvarlig. 

Man kan til enhver tid rette henvendelse til os via nedenstående, såfremt man har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger.

Aarhus Cementvarefabrik A/S
Flinthøj 1, 8520 Lystrup
Telefon: (+45) 86 22 12 33
E-mail: gdpr@aarhuscementvarefabrik.dk

3. Behandling af personoplysninger

Som et led i det daglige arbejde, behandler vi en række personoplysninger om vores kunder, samarbejdspartnere, brugere af hjemmesiden samt ansøgere i forbindelse med rekruttering. Nedenfor kan du under hver enkelt kategori læse nærmere om den behandling, der er relevant for dig.

• Besøg på hjemmesiden – anvendelse af cookies

Som besøgende på vores hjemmeside, indsamler og registrerer vi personoplysninger med det formål at kunne levere en given tjeneste på vores hjemmeside.

Herudover indsamler Aarhus Cementvarefabrik personoplysninger til brug for målrettet markedsføring, hvis du har samtykket hertil, afvikle driften og udarbejde statistik, som bl.a. kan benyttes til at forbedre opbygningen af vores hjemmeside. Til det formål indsamler vi oplysninger omkring type af browser der benyttes og IP-adressen. Indsamling af disse typer oplysninger på hjemmesiden sker ved brug af cookies.

Du kan læse mere om vores brug af cookies, herunder hvor lang tid vi opbevarer dine personoplysninger i vores cookiepolitik, som er tilgængelige her: https://www.aarhuscementvarefabrik.dk/cookiepolitik/

Vi behandler disse personoplysninger med henblik på at forfølge en legitim interesse i at kunne optimere opbygningen af vores hjemmeside på baggrund af brugeradfærden, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra f eller på baggrund af dit forudgående samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra a.

• Henvendelser til os samt nyhedsbreve og andet brochuremateriale

Ved henvendelse til os på mail gennem vores hjemmeside eller via de sociale medier, såsom Facebook®, indsamler og behandler vi de oplysninger, som fremgår af henvendelsen.

Hvis du har samtykket hertil, indsamler og registrerer vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne fremsende vores nyhedsbreve eller andet brochuremateriale.

Vi behandler alene de personoplysninger, som du selv afgiver eller giver dit samtykke til, fx navn, telefonnummer, e-mailadresse, organisation/virksomhed, stillingsbetegnelse (gruppe).

Vores behandling af dine personoplysninger vedrørende besvarelse af din henvendelse sker på baggrund i vores legitime interesse i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra f. Vi opbevarer dine personoplysninger så længe som vores saglige formål tilsiger os. Vi behandler ikke dine personoplysninger til andre formål end at behandle din henvendelse.

Behandling af personoplysninger som led i at udsende vores nyhedsbreve eller andet brochuremateriale sker på baggrund af dit samtykke i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra a. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er tilmeldt vores nyhedsbrev eller så længe det er nødvendigt for at fremsende vores brochuremateriale, herunder eventuel opfølgning. Vi behandler ikke dine personoplysninger til andre formål end dette.

• Kunder

Som kunde i vores forretning behandler vi personoplysninger med det formål at kunne varetage samarbejdet med dig, navnlig i form af oprettelse af kundeforhold, levering af ordre, fremsendelse af fakturerer samt administrere og udvikle vores forretning og ydelser, varetage drift og foretage statistisk behandling. 

Vi behandler alene almindelige personoplysninger, herunder oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og eventuelle bankkontooplysninger i forbindelse med en kreditering, fx ved returnering af paller o. lign.

Hvis du oplyser os herom, vil vi endvidere behandle personoplysninger på en kontaktperson/leveringsansvarlig (eksempelvis byggeleder, nabo mv.) som er tilføjet den enkelte ordre for at sikre korrekt levering. De personoplysninger vi behandler i den forbindelse vil være navn, eventuelt titel og telefonnummer.

Vores behandling af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med dig som kunde, herunder de foranstaltninger der går forud herfor i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra b. Derudover er behandlingen nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne varetage kundeforholdet, administrer og udvikle vores forretning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra f. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har et sagligt formål med behandlingen. Ved indgåelse af aftaler opbevarer vi relevante personoplysninger, navnlig i forhold til den 10-årige forældelsesfrist for mangler vedrørende byggevareprodukter samt den 5-årige arkiveringsreglen efter bogføringsloven.

For garantisager, der vedrører tagsten med garanti opbevarer vi personoplysningerne i op til 30 år i henhold til garantiperioden.

•  Leverandører og samarbejdspartnere

Som leverandør eller samarbejdspartner til os behandler vi personoplysninger med det formål at kunne administrere vores samarbejde, herunder oprettelse af samarbejdsforhold, varetage kontraktstyring samt at modtage og levere varer og tjenester.  

Vi behandler alene almindelige personoplysninger, herunder navn, e-mailadresser, titel og telefonnumre på medarbejdere ansat hos den pågældende leverandør eller samarbejdspartner.

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med leverandøren og samarbejdspartneren, herunder de foranstaltninger der går forud herfor, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra b, eller nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at kunne administrere samarbejdsforholdet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra f.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har et sagligt formål med behandlingen. Ved indgåelse af aftaler opbevarer vi relevante personoplysninger, navnlig i forhold til den 10-årige forældelsesfrist for mangler vedrørende byggevareprodukter samt den 5-årige arkiveringsreglen efter bogføringsloven.

• Rekruttering

Som led i udviklingen af vores forretning behandler vi personoplysninger med det formål kunne foretage rekruttering.

Vi behandler de oplysninger om kandidaten, herunder eventuelle oplysninger om referencer, mv., som kandidaten selv fremsender til os. Vi anbefaler, at en kandidat fremsender følgende oplysninger til brug for rekruttering: navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, motiveret ansøgning, CV, referencer, karakterbeviser og andre uddannelsesmæssige beviser, billeder samt øvrige relevante bilag. Vi forbeholder os retten til at indsamle personoplysninger i form af billeder, mv. via offentligt tilgængelige medier, såsom Facebook®, LinkedIn®, Instagram®, mv. med henblik på at vurdere om kandidaten passer til vores fælles virksomhedskultur og arbejdsmiljø.

Vi frabeder os at kandidaten fremsender dokumenter indeholdende CPR-nummer, fortrolige oplysninger samt helbredsoplysninger eller andre særlige kategorier af personoplysninger, medmindre kandidaten vurderer, at det er særligt nødvendigt for, at vi kan vurdere vedkommende i forhold til en ansættelse hos os.

Såfremt en kandidat inviteres til samtale, kan vi behandle personoplysninger i forbindelse med personlighedstests samt eventuelle referencer.

Behandlingen af personoplysninger til brug for rekruttering sker som udgangspunkt på grundlag af kandidatens forudgående samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra a eller artikel 9 (2) litra a, jf. databeskyttelseslovens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, eller for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at besætte stillingen med den rette kandidat eller at opbevare oplysningerne med henblik på senere rekrutteringsforløb, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) litra f.

Såfremt kandidaten ikke tilbydes en stilling, sletter vi oplysningerne senest 3 måneder efter at kandidaten har modtaget afslag, medmindre kandidaten har givet samtykke til, at vi må opbevare oplysningerne i længere tid, som følge af muligheden for at besætte fremtidige stillinger eller såfremt særlige forhold betinger længere tids opbevaring.

4. Videregivelse af oplysninger

Aarhus Cementvarefabrik vil i visse tilfælde videregive dine personoplysninger til andre virksomheder og offentlige myndigheder. Videregivelsen vil dog kun ske i det omfang og til dem det er nødvendigt for at kunne udføre den tjeneste, som du anmoder om, f.eks. i forbindelse med godkendelse af kunde/kreditvurdering, og i forbindelse med fremsendelse af varer, som kræver at Aarhus Cementvarefabrik bruger dine oplysninger.

Derudover vil vi videregive dine personoplysninger, såfremt vi er forpligtede til at videregive dine personoplysninger som følge af dom, anden juridisk forpligtelse, retssag eller som på anden måde er påkrævet i henhold til lovgivningen, eller hvis vi mener, at det er nødvendigt for at forhindre ulovlig aktivitet eller overtrædelse af vores politikker.

Videregivelsen kan med de ovennævnte formål ligeledes ske internt i IBF-koncernen, hvor Aarhus Cementvarefabrik hører under.

Såfremt vi videregiver personoplysninger til eksterne databehandlere, såsom eksterne konsulenter og rådgivere, softwareleverandører og lignende, indgår Aarhus Cementvarefabrik på forhånd skriftlige databehandleraftaler, der sikrer, at personoplysninger behandles fortroligt, kun til de ovennævnte formål og i overensstemmelse med gældende regler.

Hvis du har samtykket til modtagelse af vores nyhedsbreve, opbevarer vi dine personoplysninger i systemet MailChimp, der har deres servere stående i USA. MailChimp er omfattet af certificeringsaftalen ”Privacy Shield” indgået mellem EU og USA, som sikrer at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU-lovgivning. 

5. Behandlingssikkerhed

Aarhus Cementvarefabrik har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte alle de oplysninger, vi behandler mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse. Aarhus Cementvarefabrik gennemfører regelmæssige interne opfølgninger for at sikre tilstrækkelig behandlingssikkerhed og efterlevelse af politikker og retningslinjer.

6. Den registreredes rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du følgende rettigheder:

1. Du kan til enhver tid bede om at få indsigt i og kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig.
2. Du kan til enhver tid opdatere eller ændre de kontaktoplysninger, du har givet os.
3. Du kan i visse tilfælde gøre indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger eller anmode om, at vi helt eller delvist sletter personoplysninger, som vi opbevarer om dig.
4. Du kan for visse personoplysninger få overført disse til dig selv eller til en anden dataansvarlig på en struktureret og almindelig måde samt i et maskinlæsbart format.
5. Du har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling.

Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af personoplysninger, bedes du kontakte os.

Tilbagekaldelsen af samtykket berører ikke lovligheden af den behandling som vi har foretaget forud for tilbagekaldelsen.

Vi skal gøre dig opmærksom på, at såfremt du ikke længere ønsker at modtage nyhedsbreve og andet markedsføringsmateriale, kan du let framelde dig ved i trykke på ”afmeld nyhedsbrev” i bunden af det seneste nyhedsbrev, som du har modtaget fra os.

Hvis du ønsker at gøre brug af en af ovennævnte rettigheder, kan du kontakte Aarhus Cementvarefabrik via e-mail på gdpr@aarhuscementvarefabrik.dk. Når vi har modtaget e-mailen, vil vi verificere identiteten på afsenderen og igangsætte processen.

Du kan læse mere om din rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk. 

7. Ændringer i denne persondatapolitik

Nærværende persondatapolitik er version 1.1 og er gældende fra 18. september 2019.

Vi forbeholder os retten til at ændre nærværende persondatapolitik. Vi udsender meddelelse om alle vigtige ændringer af databeskyttelsespolitikken, såsom ændringer af de formål, hvortil vi behandler dine personoplysninger eller ændringer i relation til dine rettigheder. Den seneste udgave af persondatapolitikken vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.

8. Klage

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til gdpr@aarhuscementvarefabrik.dk. Vi vil herefter behandle klagen og vende tilbage til dig hurtigst muligt.  

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller hvis du er uenig i en afgørelse om behandling af dine personoplysninger eller rettigheder, som er truffet af os.

Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.